Como lotar a agenda do consultório de psicologia, passo a passo

Resposta curta: agenda cheia é uma conta com três partes: quantos horários você quer ocupar, quantos se perdem em faltas e quantos pacientes novos chegam, e por onde. Você não controla quem aparece, mas controla essa conta. Abaixo, um passo a passo para fazê-la e mexer em cada parte, com as regras da profissão no caminho.

Quem escreve: Rafael Seifriz, da allee. A allee cuida de anúncios no Google para autônomos, então leia sabendo disso; só o passo 6 e o final falam de anúncio. Este texto não é parecer jurídico e não promete resultado: nenhum método garante agenda cheia, e no seu caso específico vale perguntar ao seu Conselho Regional de Psicologia (CRP). Fontes conferidas em 18/out/2026.

1. O que "lotar" quer dizer

Lotar não é atender o máximo possível. É ocupar os horários que você decidiu oferecer, sem passar do que você consegue atender bem. Por isso o primeiro passo é a sua capacidade, não o marketing.

Tudo o que vem depois mexe em uma destas três partes: vagas, faltas e entradas. Para medi-las, anote estas cinco linhas toda semana:

2. As regras de quem divulga os próprios serviços

O artigo 20 do Código de Ética Profissional do Psicólogo (Resolução nº 010/2005 do Conselho Federal de Psicologia, o CFP) vale para o psicólogo que promove publicamente os próprios serviços, "por quaisquer meios". Em resumo, ele:

• informa o nome completo, o CRP e o número de registro;
• faz referência só a títulos e qualificações que possui;
• divulga só qualificações, atividades e recursos de técnicas e práticas reconhecidas ou regulamentadas pela profissão;
• não usa o preço do serviço como forma de propaganda;
• não faz previsão taxativa de resultados;
• não se promove em detrimento de outros profissionais;
• não propõe atividades que sejam privativas de outras categorias;
• não faz divulgação sensacionalista.

Texto integral: Código de Ética Profissional do Psicólogo, no portal de transparência do CRP-08. O que isso muda aqui (leitura nossa): perfil, site, mensagem e anúncio passam por essas regras; nenhum passo abaixo pede preço, promessa de resultado ou comparação com colegas.

3. Passo a passo

Os passos são recomendação nossa. Onde há regra de uma plataforma, a fonte está no fim desta seção.

1. Faça a conta. Preencha a tabela do passo 1 por quatro semanas. Sem ela, você não sabe se falta paciente novo ou se sobra falta.
2. Feche os buracos antes de abrir mais portas. Combine por escrito, no começo do atendimento, como funcionam remarcação e falta. Confirme pelo WhatsApp, no número que o paciente autorizou, um dia antes: só dia e hora, sem conteúdo clínico (a prévia da mensagem pode aparecer na tela bloqueada). Para quem pediu atendimento e não achou horário, pergunte se pode chamar quando abrir vaga e guarde a lista de quem disse sim.
3. Facilite o primeiro contato. Use o WhatsApp Business no número do consultório, com mensagem de saudação, mensagem de ausência e respostas rápidas, recursos que o próprio aplicativo oferece. Responda quem escreveu no mesmo dia, mesmo que seja para dizer quando poderá conversar.
4. Monte uma rede de indicação entre colegas. Liste colegas e outros profissionais de saúde que atendem pessoas que você não atende, apresente-se a eles e devolva a indicação quando o caso for deles. Indicação funciona por confiança, e o Código de Ética proíbe receber ou pagar por encaminhamento (art. 2º, alínea p).
5. Seja achado na busca da sua região. Se você atende em consultório, crie o Perfil da Empresa no Google (a ficha que aparece no Maps e na busca) com o seu nome no campo do nome e o CRP na descrição, mais endereço, horário e modalidades. O Google pede um local físico que o cliente possa visitar, ou atendimento no endereço do cliente. A página dele não prevê quem atende só online; nesse caso, provavelmente o perfil não vale para você (leitura nossa). Não peça avaliação a paciente e, ao responder uma, não confirme que a pessoa é atendida: o sigilo (art. 9º do Código) vale ali também.
6. Só então, se fizer sentido, anuncie. Anúncio traz contatos novos, e contato novo que espera dias por uma resposta, ou some depois da primeira falta, é dinheiro perdido. As regras de anúncio para psicólogo, com fonte, estão em Google Ads para psicólogos: o que o CFP e o Google permitem e como começar.
7. Meça toda semana. Repita a tabela do passo 1. Quando os horários ocupados chegarem onde você decidiu, pare de abrir portas e cuide da lista de espera.

Fontes: Diretrizes para representar sua empresa no Google (passo 5, lida em 18/out/2026) e, na Central de Ajuda do WhatsApp, mensagens de saudação, mensagens de ausência e respostas rápidas (passo 3; o Google e o WhatsApp podem mudar essas regras).

4. Perguntas rápidas

Minha agenda já está boa. Preciso fazer alguma coisa? Mantenha a conta semanal e a lista de espera, e tenha uma entrada de pacientes além da principal. Quem recebe quase tudo por uma fonte só sente a queda quando essa fonte muda, por exemplo ao sair de uma instituição para o consultório próprio (leitura nossa, a partir de conversas que temos com psicólogos).

Quantos pacientes por dia são o certo? O que você consegue atender bem. Esta página não traz um número, porque nenhum vale para todos.

O anúncio traz o mesmo número de pacientes todo mês? Não há número fixo nem garantido. Varia com a cidade, a concorrência e a página para onde o anúncio leva. O jeito mais barato de saber é um teste pequeno, com orçamento fixo e uma meta de conversas.

Numa cidade pequena, anunciar pega mal com os colegas? O Código de Ética pede que você não se promova em detrimento de outros profissionais (artigo 20). Anunciar o seu serviço, sem comparar com ninguém, não é isso (leitura nossa). Na dúvida, pergunte ao seu CRP.

5. Se preferir não montar o anúncio sozinho

O passo 6 também dá trabalho: palavras-chave, anúncios, conta no Google Ads e as regras de saúde. A allee monta as palavras-chave e os anúncios, liga a campanha na sua conta do Google Ads e mede os contatos que o anúncio trouxer; a verba dos anúncios fica com você, paga direto ao Google. Veja como funciona o investimento em anúncios no Google da allee ou converse com a gente:

Conversar no WhatsApp

In English

Short answer: a full schedule is a calculation with three parts: how many slots you want to fill, how many are lost to no-shows, and how many new patients arrive, and from where. You do not control who shows up, but you do control that calculation. Below is a step-by-step guide to doing it and adjusting each part, with the profession's rules along the way.

Written by Rafael Seifriz, from allee. allee manages Google ads for self-employed professionals, so read with that in mind; only step 6 and the end talk about ads. This is not legal advice and does not promise results: no method guarantees a full schedule, and for your specific case it is worth asking your Regional Psychology Council (CRP). Sources checked on Oct 18, 2026.

1. What "full" means

A full schedule does not mean seeing as many people as possible. It means filling the slots you decided to offer, without going beyond what you can serve well. That is why the first step is your capacity, not marketing.

Everything that follows moves one of these three parts: slots, no-shows and inflow. To measure them, write down these five lines every week:

2. The rules for anyone promoting their own services

Article 20 of the Psychologist's Professional Code of Ethics (Resolution No. 010/2005 of the Federal Council of Psychology, the CFP) applies to psychologists who publicly promote their own services "by any means". In short, they:

• state their full name, CRP and registration number;
• refer only to titles and qualifications they hold;
• advertise only qualifications, activities and resources of techniques and practices recognized or regulated by the profession;
• do not use the price of the service as advertising;
• make no categorical prediction of results;
• do not promote themselves at the expense of other professionals;
• do not propose activities that are exclusive to other professions;
• do not advertise in a sensationalist way.

Full text (in Portuguese): Code of Ethics, CRP-08 transparency portal. What this means here (our reading): profile, website, message and ad all go through these rules; no step below asks for price, promise of results or comparison with colleagues.

3. Step by step

The steps are our recommendation. Where a platform has a rule, the source is at the end of this section.

1. Do the calculation. Fill in the table from step 1 for four weeks. Without it, you do not know whether you lack new patients or have too many no-shows.
2. Close the gaps before opening more doors. Agree in writing, at the start of treatment, how rescheduling and no-shows work. Confirm on WhatsApp, on the number the patient authorized, the day before: only day and time, no clinical content (the message preview may show on a locked screen). For people who asked for care and found no slot, ask whether you may contact them when one opens and keep the list of those who said yes.
3. Make the first contact easy. Use WhatsApp Business on the office number, with a greeting message, an away message and quick replies, features the app itself offers. Reply on the same day to anyone who writes, even if only to say when you can talk.
4. Build a referral network with colleagues. List colleagues and other health professionals who see people you do not, introduce yourself, and refer back when the case is theirs. Referrals work on trust, and the Code of Ethics forbids receiving or paying for referrals (article 2, item p).
5. Be found in local search. If you see patients in an office, create the Google Business Profile (the listing shown on Maps and in search) with your name in the name field and your CRP in the description, plus address, hours and formats. Google asks for a physical location customers can visit, or service at the customer's address. Its page does not cover those who work online only; in that case, the profile probably does not apply to you (our reading). Do not ask a patient for a review and, when replying to one, do not confirm that the person is a patient: confidentiality (article 9 of the Code) applies there too.
6. Only then, if it makes sense, advertise. An ad brings new contacts, and a new contact who waits days for a reply, or disappears after the first no-show, is money lost. The ad rules for psychologists, with sources, are in Google Ads para psicólogos: o que o CFP e o Google permitem e como começar (in Portuguese, with an English version below it).
7. Measure every week. Repeat the table from step 1. When the filled slots reach where you decided, stop opening doors and take care of the waiting list.

Sources: Guidelines for representing your business on Google (step 5, read on Oct 18, 2026) and, in the WhatsApp Help Center, greeting messages, away messages and quick replies (step 3; Google and WhatsApp may change these rules).

4. Quick questions

My schedule is already good. Do I need to do anything? Keep the weekly calculation and the waiting list, and have a source of patients besides the main one. Those who get almost everything from one source feel the drop when it changes, for example when leaving an institution for their own office (our reading, from conversations we have with psychologists).

How many patients per day is right? What you can serve well. This page gives no number, because none fits everyone.

Does an ad bring the same number of patients every month? There is no fixed or guaranteed number. It varies with the city, the competition and the page the ad leads to. The cheapest way to find out is a small test, with a fixed budget and a target number of conversations.

In a small town, does advertising look bad to colleagues? The Code of Ethics asks that you not promote yourself at the expense of other professionals (article 20). Advertising your own service, without comparing yourself to anyone, is not that (our reading). When in doubt, ask your CRP.

5. If you prefer not to set up the ad yourself

Step 6 is also work: keywords, ads, a Google Ads account and the health rules. allee sets up the keywords and ads, switches the campaign on in your own Google Ads account and measures the contacts the ad brings; the ad budget stays with you, paid directly to Google. See how allee's Google ads investment works or talk to us:

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